Datenschutzerklärung

Dieses Online-Angebot wird durch die Studierendenschaft der RWTH Aachen K.d.ö.R. betrieben. Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der Wahlleiter (Anschrift am Seitenende). Zuständig ist der Datenschutzbeauftragte der Studierendenschaft.

Allgemeines

Grundsätzlich ist die Nutzung dieses Angebots ohne Offenlegung der Identität möglich. Aus technischen Gründen werden allerdings bei jedem Zugriff personenbezogene Daten verarbeitet. Dabei fallen folgende Verbindungsdaten an, die zusammen für bis zu 30 Tage gespeichert werden: IP-Adresse, abgerufene Unterseite, vorher abgerufene Website, Datum und Uhrzeit des Abrufs und die übertragene Datenmenge. Diese Informationen werden einizg zum Sicherstellen des Betriebs verwendet und nicht weitergegeben.

Abweichend davon sind die Funktionen des Bereichs „Wahlportal“ nicht ohne Offenlegung der Identität nutzbar. Diese dienen dem Abruf, der Erhebung bzw. der Bearbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Wahlen und erfordern die Einschränkung des Zugriffs auf bestimmte Personen. Zur Nutzung ist daher eine Authentifizierung über das „Single Sign-on” der Hochschule notwendig. Dabei wird, zusätzlich zu den Verbindungsdaten, die Matrikelnummer des Nutzers übertragen, verarbeitet und auf Nutzerseite als sog. „Cookie“ gespeichert. Eine Speicherung der Matrikelnummer findet darüberhinaus beim Abrufen von Inhalten nicht statt.

Werden überdies Daten erhoben, geschieht dies über Webformulare und erst nach Anklicken einer Schaltfläche, deren Beschriftung eindeutig auf eine Übertragung bzw. Erhebung hinweißt (z.B. „Anlegen“, „Speichern“, „Registrieren“, „Absenden“). Davon weicht die Schichtenauswahl für Wahlhelferinnen und Wahlhelfer ab. Hier werden sämtliche Änderungen sofort und im Hintergrund übertragen und gespeichert. Davon weicht außerdem das Online-Werkzeug zum Erstellen von Wahlvorschlägen ab. Hier werden bei Anklicken der Symbole zum Hinzufügen, Entfernen und Löschen von Kandidaturen zu Daten übertragen und gespeichert.

Grundsätzlich findet die Datenverarbeitung in Ausübung der auf den Wahlleiter übertragenen öffentlicher Gewalt auf Grundlage der Wahlordnung der Studierendenschaft, unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen, und zum Zweck der Vorbereitung und Durchführung der Wahlen statt. In davon abweichenden Fällen findet die Datenverarbeitung nach Einwilligung des Nutzers statt. Auf abweichende Fälle wird Folgenden hingewiesen.

Verwendung, Weitergabe und Speicherung

Die Verwendung, Weitergabe und Speicherdauer erhobener Daten hängt von der Art der Daten ab. Vor jeder Erhebung wird auf die jeweils zutreffenden Bestimmungen hingewiesen.

Kandidaturen

Die erhobenen Daten werden für zehn Jahre aufbewahrt. Vorname, Nachname und Zugehörigkeit zum Wahlvorschlag werden zusammen mit dem Wahlergebnis öffentlich bekanntgemacht. Alle Angaben werden zusammen mit dem Wahlergebnis an das Präsidium des Studierendenparlaments oder dessen Äquivalent bei Fachschaftenwahlen zum Zweck der Sitzungsorganisation weitergegeben. Der Name wird, zusammen mit dem Kandidaturwunsch, dem Wählerinnen- bzw. Wählerstatus für die betroffene Wahl und dem Bearbeitungsstatus des Kandidaturformulars an die Vertrauenspersonen des Wahlvorschlags weitergegeben.

Unterstützungserklärungen

Die erhobenen Daten werden als Teil des Wahlvorschlags für zehn Jahre aufbewahrt.

Vertrauenspersonen

Die erhobenen Daten werden für zehn Jahre aufbewahrt. Namen und E-Mail-Adressen der Vertrauenspersonen werden Kandidierenden und Unterstützern des Wahlvorschlags sowie Dritten zur Kontaktaufnahme weitergegeben.

Wahlhelferinnen und -helfer

Die erhobenen Daten werden aufbewahrt bis die Wahl unanfechtbar geworden ist. Vor- und Nachname werden zur Abrechnung der Erfrischungsgelder an den AStA weitergegeben. Name und Matrikelnummer können an das Wahlamt der Hochschule weitergegeben werden, um eine Kandidatur bei den akademischen Wahlen auszuschließen.

Wird angegeben, dass zu den nächsten Wahlen eine Information per E-Mail erfolgen soll, werden die erhobenen Daten darüber hinaus gespeichert, bis die darauffolgende Wahl unanfechtbar geworden ist. In diesem Fall erfolgt die Datenverarbeitung nach Ablauf der ursprünglichen Speicherdauer aufgrund der Einwilligung des Nutzers. Diese Einwilligung kann jeder Zeit wiederrufen werden.

Briefwahl

Name, Matrikelnummer und Postadresse werden zur Durchführung der Briefwahl für die akademischen Wahlen an das Wahlamt der Hochschule weitergegeben. Name und Adresse werden darüber hinaus zur Zustellung an einen Versanddienstleister weitergegeben.

Wählerinnen- und Wählerverzeichnis

Im Rahmen der Wahlen erhält der Wahlausschuss von der Hochschule personenbezogene Daten zu jedem wahlberechtigten Studierenden. Diese enthalten unter anderem Vor- und Nachnamen, Matrikelnummer, Anschrift und Angaben zu den Studienfächern. Bei der Verwendung einiger Funktionen des Bereichs „Wahlportal“ werden diese Daten mit der Matrikelnummer und mit Daten zu den Kandidaturen und Unterstützungserklärungen des Nutzers verknüpft, um diesem Informationen über seine Wahlberechtigung anzuzeigen, auf Probleme bei Kandidaturen und Anträgen hinzuweisen oder Eingabefelder von Webformularen vorauszufüllen.

Protokollierung

Das Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen fordert die Protokollierung jeder Erhebung, Veränderung, Abfrage, Offenlegung, Übermittlung, Kombination und Löschung personenbezogener Daten im Rahmen automatisierter Datenverarbeitung. Im Bereich „Wahlportal“ werden alle Datenerhebungen und -veränderungen mit Inhalt, Datum, Uhrzeit und Identität des Nutzers protokolliert. Abrufe durch die betroffene Person werden nicht protokolliert.

Die protokollierten Daten können durch die Mitglieder des Wahlausschusses, den Datenschutzbeauftragten und die Aufsichtsbehörde zur Überprüfung der Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung eingesehen sowie für die Eigenüberwachung, Gewährleistung der Integrität und Sicherheit der Daten und für Strafverfahren verwendet werden. Sie werden nach Ablauf des auf die Generierung folgenden Jahres gelöscht.

Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, stehen der betroffenen Person folgende Rechte hinsichtlich der eigenen, personenbezogenen Daten zu:

Auskunftsrecht: Es kann Auskunft über darüber verlangt werden, ob betreffende Daten verarbeitet werden. Außerdem besteht ein Recht auf Auskünft über diese Daten und auf Auskünft über deren Verarbeitungszwecke, die Kategorien verarbeiteter Daten, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern gegenüber die Daten offengelegt wurden, die geplante Dauer der Speicherung, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Daten, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, Informationen zu der Herkunft der Daten und zum Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung auf Grundlage der Daten.
Recht auf Berichtigung: Sind Daten unrichtig oder unvollständig, kann die Berichtigung oder Vervollständigung verlangt werden.
Recht auf Löschung: Ist die Speicherung von Daten nicht mehr notwendig oder sind diese unrechtmäßig verarbeitet worden, kann die Löschung verlangt werden.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Wird die Richtigkeit von Daten bestritten oder die Löschung von Daten abgelehnt, kann die Einschränkung der Verarbeitung dieser verlangt werden. Dies ist darüberhinaus möglich, wenn Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt werden, aber die betroffene Person sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt.
Recht auf Datenübertragbarkeit: Das Recht darauf, die eigenen personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, besteht nicht sofern die Verarbeitung in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, also zur Durchführung der Wahlen nötig ist.
Widerspruchsrecht: Es besteht das Recht, aus Gründen, die sich aus der eigenen besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Dies kann nur verweigert werden, wenn zwingende schutzwürdige Gründe nachgewiesen werden können, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen. Die gilt außerdem nicht, wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde: In jedem Fall besteht das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Die Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (NRW).